Gümrük belge setinde eksik alan tespiti

Bağlam ve kısıtlar#

Bir ihracat dosyası tek bir yerde durmuyor: fatura ve çeki listesi müşteri portalından ya da e-posta ekinden geliyor, taşıma senedi taşıyıcıdan, dolaşım ve menşe belgeleri kâğıt kökenli taranmış görüntü olarak, izin ve uygunluk yazıları ise kurum yazışması olarak. Beyanname bu belgelerin toplamından kuruluyor ve elektronik gümrük sistemine giriliyor. İşin insan kararı zorunlu adımı belli: beyannameyi imzalayan gümrük müşavirinin hukuki sorumluluğu devredilebilir bir şey değil.

Kısıtların ilki hata maliyetinin asimetrik olması: bir dosyaya yanlışlıkla 'eksik' demek birkaç dakika, yanlışlıkla 'tam' demek araç limanda beklerken çözülen bir problem demek. İkincisi zaman baskısı — kontrol, aracın hareket saatiyle yarışıyor. Üçüncüsü belge kalitesi: telefonla çekilmiş eğik fotoğraflar, el yazılı düzeltmeler, aynı sette Türkçe, İngilizce ve Almanca faturalar. Bu üç kısıt birlikte, 'her şeyi okuyup karar veren tek model' fikrini baştan eledi.

Veri ve erişim#

Belgeler üç ayrı yerde birikiyordu: operasyon posta kutusu ekleri, dosya yönetim sistemi ve müşteri portalı yüklemeleri. Erişim de bu üçünde farklı kuruluydu; operasyon uzmanı kendi dosyalarını, gümrük müşaviri tümünü, muhasebe yalnızca faturayı görüyordu. Sistem tek bir servis kimliğiyle her şeyi okuyup kullanıcıya göstermek yerine, sorgu anında kullanıcının yetki kapsamını uyguluyor; ön kontrol raporu da dosyanın kendisiyle aynı yetkiye bağlı.

• Ticari fatura ve çeki listesi: portal yüklemesi veya e-posta eki; aynı dosya için birden çok sürüm bulunabiliyor
• Taşıma senedi ve araç bilgisi: taşıyıcıdan geliyor, sürücü adı ve kimlik bilgisi içeriyor
• Dolaşım ve menşe belgeleri: kâğıt kökenli, büyük kısmı taranmış görüntü
• İzin ve uygunluk yazıları: kurum yazışması; yalnızca gümrük müşaviri erişiminde
• Dosya künyesi ve beyanname taslağı: operasyon sisteminde; ön kontrol raporu buna bağlanıyor

Mimari kararlar#

Tasarımın omurgası tek bir ayrım: model okur, kural karar verir. Model belge tipini bulur, alanları çıkarır, gerektiğinde doğrulama aracını çağırır ve her çıkarıma bir güven değeri yazar; kural motoru bu alanları alıp kontrol listesini işletir ve her ret için bir kural kimliği üretir. Böylece rapor 'model böyle düşündü' değil 'şu kural şu alanda tetiklendi' biçiminde okunuyor. Aşağıdaki kararların hepsi bu ayrımın sonucu.

Güvenlik ve yetki#

Bir gümrük dosyası iki tür hassas veriyi birlikte taşıyor: kişisel veri (sürücü adı ve kimlik bilgisi, alıcı temsilcisinin iletişim bilgisi) ve ticari sır (birim fiyat, müşteriye özel iskonto). KVKK tarafında veri minimizasyonu ve amaç sınırlaması bu yüzden teknik bir kısıt hâline geldi: çıkarımdan sonra saklanan alanlar kontrol için gerekenlerle sınırlandı, ham görüntünün saklama süresi dosya kapanışına bağlandı. Model sağlayıcısının yurt dışında olduğu kurulumda aktarım kapsamı ayrıca değerlendirildi ve hangi alanların dışarı çıktığı yazılı hâle getirildi. Erişim rol bazlı; denetim izinde hangi dosyada hangi araç çağrıldı ve hangi kural tetiklendi görünüyor.

Ölçüm düzeni#

• Alan bazında insan düzeltmesi: hangi belge tipinde hangi alan düzeltiliyor
• Yakalama yeri: eksikliğin ön kontrolde, imza öncesi kontrolde ya da gümrük aşamasında çıktığı ayrı ayrı
• Araç çağrısı sağlığı: zaman aşımı, boş yanıt ve şema dışı yanıt sınıfları ayrı izleniyor
• Kural motoru ile model anlaşmazlığı: okunan alanın kuralın beklediği biçime uymadığı durumlar
• İnsan kuyruğuna düşen dosyalar ve düşme sebebinin dağılımı

Devreye alma ve işletme#

1. 1Gölge koşu

   Ön kontrol raporu üretildi ama uzmana gösterilmedi; insanın vardığı sonuçla karşılaştırıldı

2. 2Tek belge çiftiyle açılış

   Yalnızca ticari fatura ile çeki listesi karşılaştırması canlıya alındı, diğer tipler kuyrukta bırakıldı

3. 3Kural kümesinin genişletilmesi

   Gümrükten dönen dosyaların sebepleri kural olarak yazıldı; her kurala bir kimlik ve bir sahip verildi

4. 4Kuyruk ve nöbet

   Düşük güvenli çıkarımlar için insan kuyruğu ve gün içi bakış nöbeti tanımlandı

5. 5Sürüm dondurma

   Model ve istem sürümü dosya kaydına yazıldı; sürüm değiştiğinde gölge koşu yeniden açıldı

Nerede yanıldık#

İlk sürümde tek bir istemle 'dosyayı incele ve eksikleri söyle' dendi; model eksik belgeyi eksik saymak yerine varsaydı ve raporu dolduramadığı yerde yumuşak bir dil kurdu. İkinci yanılgı daha sinsiydi: tarama kalitesini sabit varsaydık. Eğik çekilmiş fotoğraflarda alan çıkarımı bozulurken güven değeri yüksek kalmaya devam etti, yani güven değerinin kalibre edilmemiş olduğunu ancak insan düzeltmelerini alan bazında ayırmaya başladıktan sonra gördük. Bugün her yeni belge tipi, kendi küçük değerlendirme kümesi yazılmadan akışa alınmıyor.